Conciliação Bancária é uma atividade da área Financeira muito importante a ser realizada nas empresas independente de seu tamanho, porém mesmo nos dias de hoje é pouco praticada. É claro que cada vez mais sua prática se torna necessária e obrigatória já que é a única forma de ter certeza, ou seja, confirmar todas as movimentações de dinheiro na linha do tempo. É praticamente impossível nossa memória arquivar todas as transações feitas.
A palavra conciliar significa ajustar, adequar, harmonizar, confirmar, também pode ser usada no sentido de fazer um acordo ou mediar conflitos.
Na vida pessoal o ato de conciliar garante que nada foi deixado de confirmar, que nada foi esquecido, checar uma lista por exemplo quando vamos ao supermercado para que nada seja deixado na compra.
Nas empresas não é diferente, tanto no Financeiro como Contábil ter certeza dos fatos é primordial pois assim garantimos a veracidade dos fatos (valores, datas, nomes e demais informações das transações efetuadas).
A Contabilidade depende 100% das informações que recebe do Financeiro, e este, envia toda a movimentação (pagamentos, recebimentos, transferências, depósitos, saldos e mais), ou seja, todos os detalhes sobre as Finanças da Empresa.
Tudo numa empresa se transforma em dinheiro!
Por isso as Finanças são a Métrica que permite medir todos os processos para que os gestores tomem decisões fundamentadas na informação útil, informações verdadeiras que alimentam as principais Ferramentas de Gestão (Controles, Demonstrativos e Indicadores) =>
Os Controles representam a Micro Gestão do Negócio e alimentam os Demonstrativos Financeiros, Econômicos, Contábeis e os Indicadores. A não utilização ou mal uso dos Controles compromete toda Gestão e aumenta o Risco por falta de Informação ou informação com erro e até fraude. Exemplo de Controles:
Os Demonstrativos representam a Macro Gestão do Negócio e são alimentados pelos Controles. Fornecem informação sobre a Situação Patrimonial (Bens, Direitos e Obrigações), Desempenho Econômico (Regime de Competência - Lucro ou Prejuízo) e Desempenho Financeiro (Regime de Caixa - Disponibilidade de Caixa).
Os Indicadores de Desempenho representam também a Macro Gestão do Negócio resumindo as informações úteis sobre Planejamento, Controle e Análise de Resultados. Servem para identificar a Riqueza Agregada dos Proprietários. Indicam a Direção do Empreendimento conforme os Dados de Performance de todas Áreas e Atividades da Empresa, Mercado, Concorrência e Clientes. A Análise do Negócio é Demonstrada pela construção de um Elenco de Indicadores Econômicos e Financeiros:
Sendo assim a “Conciliação Bancária” é o Processo que garante que as informações Financeiras sejam Verdadeiras evitando erros, fraudes e estar preparado para auditorias internas e externas.
Conciliação é um processo diário, de preferência a primeira atividade a ser realizada no dia
Ela permite ajustar e confirmar toda movimentação (pagamentos, recebimentos, transferências e saldos) Bancária, Administradoras de Cartões de Crédito e Débito e Caixa Menor. Qualquer inconsistência deve ser corrigida ajustando saldos, reprogramando pagamentos e recebimentos, e caso necessário renegociando com fornecedores e clientes.
Os Sistemas de Informação ajudam muito neste processo onde se exporta o Extrato Bancário direto para nosso Sistema fazer a leitura (Conciliação Eletrônica) e encontrar os lançamentos que estão no extrato dentro do seu Sistema, assim podemos Conciliar os valores encontrados, caso não o encontre ou estejam com dados diferentes, já é motivo para verificar os lançamentos previstos e corrigir.
Pode parecer complexo, mas é um processo simples que garante e permite ajustar o Saldo do Extrato com o Saldo do Sistema, que deve ser igual.
Mesmo sem um Sistema o Processo de Conciliação pode ser realizado no Controle de Fluxo de Caixa, Contas a Pagar e Receber, Extratos , Administradoras de Cartão, usando planilhas . Não tem desculpa para não fazer.
A Conciliação é realizada para verificar todos os locais onde guardamos e movimentamos dinheiro =>
Extratos Bancários
Aplicações Financeiras
Caixa Menor
Administradoras de Cartão
Estas informações serão exportadas ou enviadas para Contabilidade que ainda realizara um novo confronto já dentro dos Sistema Contábil que ela opera, assim qualquer diferença será verificada atendendo um Plano de Contas, Extratos Bancários, sua movimentação e saldos.
“Conciliação Bancária” é uma das atividade mais importante na área Financeira pois garante a veracidade das informações que seguirão para os principais Demonstrativos Financeiros e Econômicos e Indicadores de Desempenho.
É um Processo onde as Pessoas e Sistemas devem sre aprimorados constantemente, um "Ciclo de Melhoria Contínua”. Um grande Investimento !
Os Gestores devem promover que as informações, não só as Financeiras, sejam conferidas e aprovadas pelos responsáveis. Imagine na área de Compras se chega um pedido com mercadoria á mais ou valores diferentes, imagine que as faltas de um funcionário não foram descontadas, ou seja, toda Gestão Empresarial em Administrar Informações, que dizer, além gerar dados, devem ser Conciliados.
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