A primeira atividade a ser realizada quando se planeja abrir um negócio que se repete anualmente, meses antes de encerrar o ano fiscal, é o PLANEJAMENTO DO ORÇAMENTO FINANCEIRO E ECONÔMICO.
Ele representa tudo que a empresa planeja para o ano seguinte olhando para seu ambiente interno e externo. O importante é estar mais capacitado para enfrentar as ameaças e todas as "variáveis não controláveis" no sentido de minimizar os riscos e garantir deu futuro, mas lembre que o futuro começa hoje!
O Planejamento Orçamentário deve seguir o Planejamento Estratégico, o que na verdade poucas empresas realizam por diversos motivos. Digo isto como observação já que o primeiro motivo das empresas fecharem é a falta de Planejamento!
Seu "Time" deve ter competência em prever e gerenciar situações e cenários presentes e futuros de um jeito dinâmico, eficiente e eficaz. O Orçamento Empresarial é mais uma importante Ferramenta dentro da Gestão que ajuda muito na tomada de decisão.
"O Processo de Orçamento é uma Ferramenta de Gerenciamento Empresarial que conclui numa Ação, onde os Gestores são influenciados ao estabelecer um objetivo e Meta a ser atingida, avaliando resultados, processos, atividades, pessoas, produtos e se necessário ainda corrigir os desvios na direção da Estratégia Prevista"
“O Processo Orçamentário é mais importante que o próprio Orçamento”
Montar o Orçamento é uma sistemática sequência de ações onde vários setores e pessoas tem suas responsabilidades , é um atividade compartilhada de um “Time”
Planejamento (onde queremos chegar) >
Organização (recursos da empresa) >
Coordenação (atividades dos setores) >
Execução (Executa ações) >
Controle (previsto x realizado)
Para que serve o Orçamento Empresarial ?
Funciona como uma bússola que ajuda na orientação do Controle e Planejamento do Orçamento Empresarial
Integra os aspectos Financeiros, Econômicos e Operacionais
Possibilita determinar Objetivos, Estratégias e Políticas
Integra na mesma direção as diversas partes da Empresa
Pela métrica das finanças quantifica todas as atividades, os responsáveis e as datas.
Avalia como os Recursos são utilizados e incentiva a avaliação e desempenho
Permite que os Sócios, Gestores e Colaboradores tenham conhecimento da verdadeira situação da Empresa.
Partindo do histórico (caso tenha) nos ajuda a olhar para as correções e mudanças do presente e futuro de forma a quantificar todas as atividades da Empresa em valores Financeiros e Econômicos na direção prevista mas também nos permite realizar correções pontuais devido a variáveis não controláveis.
O Planejamento do Orçamento é realizado pelo Gestor Financeiro e ele consolida as informações de todos os setores da Empresa; pois cada um deles deve realizar sua previsão e Orçamento, como o Comercial projetando as Vendas, Compras (com base nas Vendas), e assim nas áreas Operacionais com Pessoal, Materiais e Serviços de Terceiros além de incluir os Investimentos, Gastos não Operacionais e outras. Observe se tem dívidas
Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC):
Utilizado para analisar as situações no Regime de Caixa. Nele gerenciamos todas as movimentações previstas e realizadas do dinheiro na linha do tempo (recebimentos, pagamentos, transferências internas e ainda permite realizar a Conciliação Bancária. Vai faltar dinheiro ? vamos investir ? ou pagar dívidas ?
Demonstrativo Gerencial de Resultado (DGR):
Utilizado para analisar as situações no Regime de Competência. Este é um DRE Gerencial utilizado pelo Financeiro. Ele nos informa as situações de Lucro ou Prejuízo, previstas e realizadas. Em relação ao DFC o DGR tem duas diferênças básicas, uma é o tipo de Regime eoutra é que o DGR informa o Custo da Mercadoria Vendida (CMV) e não do pagamento a fornecedores.
Gestão de Estoques:
Útil para o cálculo do Controle de Estoque (entradas, saídas, mínimo, médio,,, em valor e quantidade) Também informa o CMV e quanto a Empresa tem aplicado em Estoques
Observação:
Sempre sugiro que o DGR realizado pelo Financeiro da Empresa seja comparado como o DRE realizado pelo Contador, é uma atividade que evita desvios prejudiciais até no Balanço.
O DFC e o DGR são ferramentas do uso diário de uma empresa e são alimentados pelos controles, veja o artigo As três Ferramentas da Gestão!
Uma vez pronto assim que o ano iniciar temos um "Mapa" a seguir , que também poderá sofrer ajustes, seja flexível, lembre que existem variáveis que não controlamos, assim como posso te garantir que este é um exercício que quanto mais fazemos mais perto chegamos.
Sem Planejamento seu Negócio está perdido!
Ainda bem que Planejamos! siga a seta!
Dicas Importantes:
Receitas
Determinar o volume das vendas atuais e seu preço médio por cada produto
Determinar a taxa de crescimento para o próximo ano baseada nos anos anteriores, situação Econômica do Mercado, País, Variações Sazonais e claro nossa próprias Metas realistas. Se for uma Franquia verifique as informações do Franqueador.
Realizar a projeção dos valores esperados das Vendas para o próximo ano.
Custos e Despesas Variáveis e Fixas
Calcular os Custos sobre os Impostos das Vendas projetadas
Determinar a Receita Líquida das Vendas
Calcular os Custos e Despesas Variáveis, Comissões, Fretes e outras que dependam do Faturamento, ou seja se houver Venda. (haverá uma situação específica se a Empresa estiver no setor Industrial, Revendas ou Prestação de Serviços.
Determinar Margem de Contribuição e Margem Bruta
Prever situações de Inflação e estar atento a situação Econômica, Financeira, Política e Social dentro e fora da sua área de atuação (nicho), segmento e mercado.
Determinar as Despesas Fixas e Financeiras
Baseado no Orçamento de Receitas, Custos e Despesas, medir se será necessário realizar alterações e ampliações como quadro de colaboradores e outros gastos.
Resultado
Verifique a consistência dos Orçamento de Receitas, Custos e Despesas.
Se as Vendas aumentam consequentemente os Custos e despesas Variáveis vão aumentar.
Para ganhar mais Produtividade é necessário investir nos processos (produção, gestão, vendas,,,)
Veja se a Margem Bruta, Margem de Contribuição e Impostos estão adequadas e compatíveis com o esperado, caso contrário corrija pensando nos investimentos para aumentar as Vendas e diminuir os Gastos, veja como ficaram os Impostos e logo a Margem Líquida.
Investimentos:
Vai ser necessário comprar equipamentos, reformar a loja, comprar um carro..
Despesas e Receitas Não Operacionais:
Vai receber algulm valor de contas que não fazem parte de seu negócio?
Dívidas:
Será um anos de diminuir ou gerar dívidas?
O objetivo deste artigo é provocar questionamentos e apresentar respostas !
Espero que tenha sido útil ! continue lendo, pode curtir e enviar mensagens !
Obrigado !